Sistema emissor de CTe: documentos, obrigações e penalidades

Para fazer o transporte rodoviário de cargas é preciso gerenciar uma série de documentos, entre eles o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe). 

Emiti-lo corretamente é fundamental e um sistema emissor de CTe facilita esse trabalho.

Substituto de antigos documentos físicos, o CTe é um documento fiscal usado para comprovar que o transporte está de acordo com as normas. 

Além disso, facilita o processo de fiscalização e evita multas.

Usar um software faz toda a diferença e se você tem dúvidas, a gente esclarece várias delas a seguir.

O que é o sistema emissor de CTe?

O sistema emissor de CTe é um software desenvolvido para gerar o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe). Esse documento é obrigatório para registrar as operações de transporte de cargas no Brasil.

O uso do software agiliza o processo logístico, melhora a segurança jurídica e garante o preenchimento correto das informações, como dados do emitente, destinatário, cargas, veículos, motoristas e informações fiscais.

O sistema emissor garante a validação dos dados do CTe antes do envio do documento à Sefaz, armazena os CTes emitidos, pode ser integrado a outros softwares da empresa, é atualizado constantemente em relação à legislação tributária e agiliza a liberação da carga.

A solução também emite relatórios gerenciais e conta com mecanismos de proteção dos dados.

Quais os documentos o CTe substitui?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico substitui uma série de documentos, antes utilizados com a mesma função, só que em versão impressa. Os documentos substituídos foram:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC).
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas.
• Conhecimento Aéreo.
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas.
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas.
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, quando utilizada em transporte de cargas.

Quem tem a obrigação de emitir o CTe?

O CTe é obrigatório em todas as operações de transporte de cargas realizadas no território nacional, seja por meio rodoviário, ferroviário, aquaviário, dutoviário ou aéreo.

A obrigação recai, principalmente, sobre as empresas transportadoras de carga (ETC), cooperativas de transporte de carga (CTC), transportadores autônomos de carga (TAC) ou equiparados e embarcadores.

MEI precisa emitir CTe?

No caso de Microempreendedores Individuais, a obrigação varia de acordo com a legislação estadual e o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). 

Em geral, os estados obrigam que o MEI prestador de serviços de transporte de cargas intermunicipal ou interestadual emita o CTe. Para isso, o MEI deve solicitar inscrição estadual e credenciamento na Sefaz.

Como emitir o CTe e quem é responsável?

A emissão é responsabilidade do prestador de serviço de transporte, mas o tomador do serviço deve controlar esse processo e não pode aceitar outro documento no lugar.

Para emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico é necessário:

1. Estar credenciado na Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa tem sede.
2. Ter um certificado digital válido, emitido pela Autoridade Certificadora credenciada.
3. Adquirir um software homologado pela Sefaz.
4. Coletar as informações necessárias para a emissão do CTe (dados do emitente, destinatário, cargas, veículos, motoristas e informações fiscais).
5. Preencher o documento eletrônico corretamente.
6. Assinar digitalmente o CTe e enviá-lo à Sefaz.
7. Imprimir o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DANFE) – versão impressa do CTe.

Quais as vantagens do sistema emissor de CTe?

O sistema emissor de CTe tem inúmeros benefícios. Além de reduzir o espaço para os arquivos em papel e diminuir erros manuais ou retrabalhos, existem três grandes ganhos da automatização. 

Agilizar e simplificar processos

O software simplifica e agiliza os processos burocráticos, reduz a quantidade de papel e o espaço necessário para arquivos físicos, diminui custos administrativos, melhora a segurança dos dados, que ficam armazenados em nuvem, e facilita a localização dos documentos em caso de fiscalização.

Registrar informações sobre o transporte de cargas

O CTe registra todos os dados relativos ao transporte de cargas, desde a origem até o destino. 

Com o sistema emissor, a empresa centraliza detalhes sobre a carga (tipo, quantidade e valor), o destinatário, o transportador, o veículo e a rota.

Proporcionar segurança

Além de melhorar a segurança dos dados, o software aumenta o controle sobre as mercadorias em trânsito. 

A possibilidade de integrar o sistema a outras ferramentas de gestão ajuda no monitoramento e amplia a visibilidade operacional.

Quais as possíveis consequências de não ter um sistema emissor de CTe?

Transportar cargas sem CTe causa problemas jurídicos e financeiros. As penalidades envolvem multas, perda da mercadoria, interdição das atividades comerciais e, em casos mais graves, sanções penais por sonegação fiscal e fraude.

Tudo isso causa prejuízos e atrasos na entrega, insatisfação dos clientes, danos à reputação e problemas com fornecedores e órgãos reguladores.

Multas

As multas são a punição mais comum por utilização incorreta ou ausência de CTe. 

Elas variam de estado para estado, mas, em geral, são altas e cumulativas. Quem é pego cometendo mais de uma infração arca com penalidades severas.

Entre as principais causas de multas estão:

• Emissão de CTe sem cobertura fiscal: emitir o documento quando não há uma operação real de transporte.
• Uso de CTe falso: utilizar um Conhecimento de Transporte Eletrônico falso para embarcar mercadorias.
• Não emissão do CTe: deixar de emitir o CTe em qualquer operação de transporte de mercadorias.
• Emissão incorreta do CTe: emitir um CTe com informações incorretas ou incompletas.
• Ausência de validação do CTe: deixar de validar o CTe na Secretaria da Fazenda.

Viajar com o CTe cancelado

Um problema sério é viajar com o CTe cancelado. Nesse caso, a empresa paga multas com valores elevados e corre outros riscos.

• Perda de mercadorias: a carga pode ser apreendida pela fiscalização, gerando prejuízo e perda de tempo.
• Problemas com clientes: qualquer problema no transporte gera atrasos na entrega e compromete a satisfação dos clientes.
• Problemas com os órgãos reguladores: o transporte de cargas precisa seguir uma série de normas e viajar com o CTe cancelado pode levar a sanções e multas durante a fiscalização de órgãos como a ANTT.
• Perda de competitividade: ser multado ou ter a mercadoria apreendida por falta de CTe afeta a reputação e a imagem da empresa junto aos clientes e fornecedores.

Como a nstech ajuda com o sistema emissor de CTe?

A nstech oferece um sistema de emissão de CTe totalmente integrado a outros softwares de gestão. 

A tecnologia desenvolvida pela KMM – empresa do ecossistema nstech – atende desde pequenos transportadores até grandes operadores logísticos. 

O software otimiza todos os processos relacionados à emissão do CTe: da coleta de dados e validação fiscal até a assinatura digital e envio para a Sefaz. O sistema é constantemente atualizado para garantir a conformidade legal e evitar problemas com a fiscalização. 

Os usuários têm ganhos como redução de erros, validação de dados em tempo real, simplificação dos processos, eliminação de tarefas repetitivas, diminuição dos custos relacionados à emissão de CTe, geração de relatórios e suporte técnico especializado.

Funcionalidades do sistema emissor de CTe da nstech

• Emissão simples e intuitiva dos CTes.
• Validação fiscal.
• Assinatura digital.
• Envio para a Sefaz
• Consulta aos CTes emitidos, cancelados ou autorizados.
• Emissão de DANFE – Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
• Integração com outros sistemas como ERP, TMS e WMS.
• Geração de relatórios para análise das operações de transporte.

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Conclusão

A emissão correta do CTe poupa a saúde financeira e operacional das empresas. 

Por isso, contar com um sistema emissor é crucial para quem deseja otimizar processos, reduzir custos, evitar multas e ter segurança jurídica.

A integração com outros sistemas permite gestão completa da cadeia logística, já que amplia a visibilidade e o controle operacional.