Qual é o TMS ideal para aumentar a eficiência logística?

Escolher o TMS (Sistema de Gestão de Transporte) ideal para cada operação logística é uma tarefa que requer atenção a diversos fatores. Esse processo deve ser cuidadosamente planejado, levando em consideração as especificidades do negócio, o volume e o tipo de carga transportada.

Para ajudar nisso, preparamos um artigo com todos os detalhes sobre o TMS. Depois da leitura, você estará mais preparado para tomar uma decisão informada,  que atenda às necessidades do negócio e contribua para a eficiência e a segurança das operações.

O que é um TMS?

TMS é a sigla de Transportation Management System ou Sistema de Gestão de Transporte, em português. A plataforma é projetada para gerenciar e otimizar as operações de transporte.

Com o software, as empresas fazem o planejamento, a execução e o monitoramento das atividades logísticas relacionadas ao transporte das cargas, desde a seleção de transportadoras até o rastreamento das entregas.

Qual é a importância do TMS no gerenciamento de transporte?

O sistema TMS desempenha um papel crucial na logística moderna. Ele oferece uma série de benefícios que impactam diretamente a eficiência da cadeia de suprimentos. Entre as principais funções da plataforma estão:

Otimização de rotas

O TMS utiliza algoritmos avançados para calcular rotas eficientes. Para isso, leva em consideração fatores como tráfego, condições climáticas e restrições de carga. Com rotas otimizadas, as entregas são feitas mais rapidamente, melhorando o nível de serviço e a satisfação do cliente.

Redução de custos

O sistema permite comparar cotações de diferentes transportadoras, o que ajuda na escolha da opção mais econômica. Além disso, a otimização de rotas e a gestão eficiente de recursos contribuem para a redução de custos com combustível, manutenção e mão de obra.

Melhoria da visibilidade das operações

O TMS oferece visibilidade em tempo real sobre a localização das cargas. Dessa forma, permite que as empresas acompanhem o progresso das entregas. A capacidade de monitorar o status das remessas melhora a comunicação com clientes, parceiros e aumenta a confiança nas operações.

Aumento da eficiência logística

Com o TMS, as empresas automatizam tarefas manuais como a emissão e a gestão de documentos de transporte. Essa automação libera a equipe para atividades mais estratégicas. O sistema também coleta e analisa dados sobre o desempenho do transporte e, com isso, mostra as áreas que precisam de melhoria.

Quais são os benefícios do TMS?

Os benefícios de usar um TMS (Sistema de Gestão de Transportes) vão além da simples gestão dos transportes. Essa ferramenta otimiza operações logísticas, reduz custos e melhora todas as etapas da cadeia de suprimentos.

As maiores vantagens de investir nessa tecnologia são: redução de custos com frete, melhoria no atendimento ao cliente, integração com outras áreas da cadeia de suprimentos, aumento da eficiência logística, mais visibilidade, redução de riscos, ganhos em sustentabilidade e compliance.

Quando investir em um TMS?

Alguns sinais indicam quando uma operação precisa de um TMS: dificuldade em gerenciar múltiplas transportadoras, falta de visibilidade sobre o status das entregas, custos logísticos elevados e descontrolados, atrasos frequentes nas entregas e dificuldade em integrar dados de transporte com outras áreas (estoque, vendas, etc.).

Se esses problemas são recorrentes, é necessário buscar um sistema moderno, completo e integrado com o Sistema de Gestão de Transportes (TMS).

Principais funcionalidades que um TMS deve oferecer

Planejamento e roteirização: cálculo de rotas otimizadas e escolha do modal mais adequado.

Gestão de fretes: cotação automática com transportadoras, comparação de custos e ajuste de prazos.

Monitoramento em tempo real: rastreamento de veículos e cargas com alertas sobre atrasos ou desvios de rota.

Integração com outros sistemas: possibilidade de interface com ERP, WMS, YMS, sistemas de vendas e comunicação com o cliente.

Análise de dados e relatórios: KPIs de desempenho (custos, tempo de entrega, taxa de ocupação de veículos) e insights para tomada de decisão.

Gestão de documentos: emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-e).

Sustentabilidade: cálculo de emissões de carbono e escolha de rotas eco-friendly.

Veja aqui como a Motz automatizou a operação com o uso do TMS.

Passo a passo para escolher o TMS ideal

Já ficou claro o que o TMS pode fazer pela cadeia de suprimentos e quando ele se torna indispensável. No entanto, a escolha do Sistema de Gestão de Transportes precisa ser criteriosa. 

Para facilitar essa tarefa, aqui estão algumas dicas.

1. Entenda as reais necessidades da sua operação

O primeiro passo é identificar os principais desafios e objetivos: redução de custos, aumento da eficiência, melhoria da visibilidade etc. Com as necessidades da operação bem identificadas, é necessário avaliar o tipo de carga, o volume e os modais de transporte que você utiliza.

2. Defina o orçamento 

A segunda tarefa é considerar o quanto será gasto com a implementação do sistema, licenças, treinamento e suporte técnico. Verifique se o orçamento está adequado.

3. Avalie a escalabilidade e as funcionalidades

O novo sistema deve oferecer ferramentas para otimização de rotas, gestão de fretes e relatórios personalizados. Garante que o TMS gerencie cotações e negociações com transportadoras e escolha um sistema que possa crescer junto com a sua empresa.

4. Verifique a integração com outros sistemas

Certifique-se de que o TMS se integra ao ERP, WMS e outras ferramentas já utilizadas. A integração facilita a gestão e a visibilidade, evita retrabalhos e reduz a chance de erros. A capacidade de se conectar com outras plataformas e serviços é crucial.

5. Facilidade de uso

Um sistema fácil de usar reduz o tempo de treinamento e aumenta o engajamento da equipe. Informe-se sobre o tipo de treinamento e de suporte oferecido pelo fornecedor. Priorize sistemas com interface intuitiva e fácil adaptação pela equipe.

6. Verifique a reputação do fornecedor

Pesquise avaliações de outros clientes e verifique a qualidade do suporte técnico. Considere também o modelo de preço (por uso, taxa fixa ou assinatura) e analise o Retorno sobre Investimento (ROI). Certifique-se de como o TMS pode impactar positivamente nos custos e na eficiência operacional.

7. Solicite demonstrações e testes

Experimente o sistema antes de tomar a decisão final. Sempre que possível, solicite uma demonstração ou um período de teste para avaliar o software na prática. Aproveite para avaliar quais são as medidas de segurança do sistema e como ele protege informações sensíveis.

Diferentes tipos de TMS

O TMS é voltado à gestão dos transportes, uma atividade compartilhada entre embarcadores e transportadores. No caso do TMS Embarcador, o sistema gerencia o processo end to end em uma única solução. 

Inclui: recebimento de pedidos, montagem, precificação e oferta de carga, janela de carregamento e descarregamento, gestão de pátio, emissão automática de documentos, gestão e confirmação de entregas.

Confira aqui como o GPA melhorou seus processos e sua eficiência operacional usando um TMS Embarcador.

Já o TMS Transportador é capaz de gerenciar a operação desde o planejamento logístico até o faturamento, fazendo também o planejamento de rotas mais adequado. Os dois sistemas garantem eficiência, economia e sustentabilidade.

Outra diferença é a forma como os dados do TMS são acessados. 

• TMS local (on-premise): instalado diretamente nos servidores da empresa, oferece maior controle, mas tem custos mais altos de manutenção.
• TMS na nuvem (cloud-based): acesso via internet, com atualizações automáticas. É mais flexível e escalável, com custos menores.
• TMS como módulo de ERP: integrado a um sistema de gestão empresarial, é o tipo ideal para empresas que já utilizam um ERP.

Erros comuns na escolha de um TMS: como evitá-los

Como vimos, existem diferentes tipos de TMS e, com certeza, um deles se encaixa na sua operação. Para fazer a escolha certa é essencial evitar alguns erros. O primeiro deles é escolher um sistema sem entender as reais necessidades e desafios da operação.

Priorizar o custo em detrimento da qualidade e das funcionalidades é outro problema. Na lista de decisões equivocadas entram ainda a implementação do TMS sem testes prévios ou demonstrações e a escolha de um fornecedor com suporte técnico insuficiente. 

Com tudo isso em mente (funcionalidades, tipos de TMS, vantagens e erros a serem evitados), é hora de falar com quem entende do assunto. Essa é a melhor forma de tomar a decisão acertada.

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