Planejamento de frotas (PEF): o que é, benefícios e como fazer!

Você sabia que um planejamento de frotas bem elaborado pode reduzir significativamente os custos operacionais da empresa? Ao otimizar rotas, reduzir o consumo de combustível e aumentar a vida útil dos veículos, o PEF garante retorno sobre o investimento e contribui para o sucesso do negócio. 

Em um cenário cada vez mais competitivo, isso se torna fundamental. Com o PEF, as empresas maximizem a utilização dos veículos, reduzam custos e garantem a entrega de produtos e serviços com qualidade e pontualidade. 

Neste artigo, você aprenderá como implementar um planejamento de frotas eficaz e colher os frutos dessa estratégia.

O que é o planejamento de frotas (PEF)?

O planejamento de frotas (PEF) é um processo estratégico usado para organizar e coordenar as atividades relacionadas à gestão da frota. Serve como um guia para a tomada de decisões, desde a aquisição de novos veículos até a definição de metas, controle de combustível, redução da ociosidade da frota e realização das manutenções necessárias.

Qual a importância do PEF?

O planejamento de frotas é uma estratégia indispensável para empresas que têm caminhões, ônibus, carros ou utilitários. Quando bem-feito, o PEF otimiza recursos, reduz custos e aumenta a eficiência operacional, coisas que, sem um plano claro, se torna impossível. 

Ou seja, é um recurso que amplia a visibilidade sobre a frota utilizando registros, dados e indicadores de desempenho.

Para que serve o planejamento de frotas?

O planejamento de frotas serve como diretriz para o cumprimento de todos os objetivos e metas da gestão de frota. Em geral, serve para:

Otimizar recursos: utilizar os veículos de forma eficiente e reduzir custos com combustível, manutenção e outros gastos.

Aumentar a eficiência: melhorar a performance da frota, garantindo entregas mais rápidas e precisas.

Reduzir custos: identificar e eliminar gastos desnecessários, como manutenções preventivas mal programadas ou rotas não otimizadas.

Aumentar a segurança: implementar medidas para garantir a segurança dos motoristas e dos veículos, reduzindo o risco de acidentes.

Aumentar a produtividade: maximizar o tempo de utilização dos veículos e diminuir o tempo de parada.

Controlar manutenções: prever gastos, planejar manutenções preventivas e identificar veículos que precisam de serviços corretivos com muita frequência.

Economizar com combustível: estimar um valor médio mensal e planejar com eficiência a distribuição de recursos e uso da frota.

Controlar motoristas e documentos: definir contratações, criar ações para engajamento e bonificação dos profissionais e centralizar a documentação relativa à frota e à mão de obra.

Otimizar a operação: identificar gargalos e prever demandas futuras que exijam, por exemplo, realocação de recursos, ampliação da frota etc.

Quais os benefícios do planejamento de frotas?

Quando a empresa investe em PEF, tem uma série de vantagens.

Coleta de dados para auxílio em tomadas de decisões estratégicas

Acessar dados em tempo real dá uma visão completa da frota, como consumo de combustível, histórico de manutenção, quilometragem percorrida e tempo de atividade.

Com base nisso é possível identificar padrões, tendências e oportunidades de melhoria. Essas informações auxiliam na tomada de decisões estratégicas, como a aquisição de novos veículos, definição de rotas mais eficientes e otimização da manutenção.

Redução de custos

A utilização de softwares de gestão de frotas permite encontrar rotas eficientes, reduzir distâncias e tempo de viagem, fazer entregas no prazo e economizar combustível. Ao aumentar a eficiência das frotas, os custos são reduzidos.

Além disso, com um PEF bem executado, as empresas conseguem negociar melhores condições de seguro, o que resulta em economia, e programar com mais eficiência as manutenções preventivas. Reduzindo as quebras e prolongando a vida útil dos veículos, os custos da frota também diminuem.

Melhor eficiência

A otimização de rotas e a redução do tempo ocioso dos veículos aumentam a capacidade de transporte e a produtividade. O planejamento de frotas otimiza a logística e garante a entrega dos produtos no prazo.

Outra vantagem é que ele ajuda no gerenciamento de motoristas, avaliação do desempenho dos motoristas e oferta de treinamentos. Tudo isso leva a um melhor aproveitamento da frota.

Melhoria da segurança

A manutenção preventiva e o gerenciamento dos motoristas ampliam a segurança das operações, mas não são os únicos responsáveis por reduzir os acidentes. Com um planejamento de frota que contemple investimentos em monitoramento das viagens e rastreamento das cargas, o controle e a segurança melhoram muito.

Além disso, quem faz o PEF também garante o compliance e evita que a empresa descumpra leis e regulamentos relacionadas ao transporte, como a Lei do Motorista ou as regras do vale-pedágio obrigatório (VPO).

Como fazer um planejamento de frotas eficiente?

Para implementar um planejamento eficaz, algumas estratégias e soluções tecnológicas são cruciais.

1. Realize manutenções periódicas e preventivas

Manter a frota em bom estado é essencial para evitar quebras inesperadas e garantir a segurança dos motoristas. 

• Defina um calendário de manutenções preventivas para cada veículo, incluindo troca de óleo, filtros, pneus e outros componentes.
• Utilize softwares de gestão de manutenção para acompanhar o histórico de manutenções, identificar peças com necessidade de troca e gerar relatórios.
• Inspecione os veículos regularmente – antes e após cada viagem – para identificar eventuais problemas.

2. Faça a roteirização

A otimização de rotas reduz custos com combustível e aumenta a eficiência da frota.

• Utilize softwares de roteirização para calcular as rotas mais curtas e eficientes, considerando fatores como distância, tráfego e restrições de peso ou tráfego.
• Leve em consideração fatores externos como horário de pico, condições climáticas e restrições de trânsito.
• Monitore as rotas em tempo real para acompanhar a localização dos veículos, ajustar as rotas em caso de imprevistos e reagendar entregas.

3. Treine e desenvolva sua equipe de motoristas

Motoristas bem treinados aumentam a segurança e a eficiência da frota.

• Ofereça treinamentos regulares sobre direção econômica, legislação de trânsito e primeiros socorros.
• Incentive a direção defensiva e a adoção de práticas de direção segura para reduzir o risco de acidentes.
• Utilize sistemas de pontuação para avaliar o desempenho dos motoristas e premiar os melhores.

4. Facilite abastecimentos e pedágios

A gestão de gastos com combustíveis e pedágios leva a uma economia significativa. Centralizar a gestão dessas despesas é um facilitador para a gestão da frota, mas outras medidas podem ajudar.

• Negocie tarifas de pedágio e proponha acordos com as concessionárias de rodovias para obter descontos.
• Automatize o pagamento de pedágios com sistemas de pagamento eletrônico para agilizar o trânsito e reduzir filas.

5. Use a tecnologia ao seu favor

A tecnologia é fundamental para o aperfeiçoamento das operações.

• Use o TMS (Transportation Management System) para gerenciar todas as etapas do processo logístico, desde a programação de manutenções, viagens e entregas até o faturamento.
• Invista em um sistema de gestão de pátios (YMS) se quiser controlar o fluxo de veículos, agendar embarques e desembarques, otimizar o espaço no estacionamento e agilizar as operações.
• Utilize a telemetria (dispositivos instalados nos veículos) para monitorar, em tempo real, a localização, velocidade, consumo de combustível e outras informações relevantes sobre cada veículo.

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A nstech oferece soluções completas para a gestão de frotas, incluindo TMS, YMS, roteirização e monitoramento das frotas ou motoristas. Todas as soluções são integradas a outros sistemas de gestão da empresa e podem ser ajustadas ao perfil e ao porte das operações.

Com essas ferramentas, você terá uma visão completa da frota e poderá tomar decisões mais estratégicas.

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Conclusão

O futuro da logística está cada vez mais conectado e digital. Neste artigo, exploramos a importância do planejamento de frotas e como ele pode contribuir para o sucesso do seu negócio.

Vimos que a adoção de tecnologias pode transformar a forma como as empresas gerenciam sua frota, se preparam para os desafios do mercado e garantem a competitividade.