PEF e compliance: como evitar multas e sanções?

O pagamento eletrônico de frete (PEF) tornou-se uma ferramenta essencial no transporte rodoviário de cargas no Brasil. Com a implementação de regras mais rígidas pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), as transportadoras e embarcadores precisam se adaptar para evitar multas e penalidades.

Neste artigo vamos esclarecer as principais exigências sobre o PEF, explicando como cumprir a legislação e garantir a compliance nas operações de transporte. Acompanhe e descubra como otimizar seus processos e manter sua empresa dentro das normas.

O que é o PEF e por que ele é obrigatório?

O PEF é um sistema criado para registrar e comprovar digitalmente todas as transações relacionadas ao pagamento de fretes no transporte rodoviário de cargas. A instituição de pagamento eletrônico está prevista na Lei 13.703/2018. O objetivo é aumentar a transparência e reduzir a sonegação fiscal no setor.

Esse mecanismo substitui a Carta Frete e permite que a ANTT, a Receita Federal e outros órgãos reguladores acompanhem as movimentações financeiras do setor de transporte, garantindo o controle e a rastreabilidade das operações.

Quem deve usar o PEF?

A obrigação de utilizar o PEF abrange:

• Transportadoras (pessoas jurídicas que realizam o transporte de cargas).
• Embarcadores (empresas que contratam o serviço de transporte).
• Contratantes de fretes (intermediários do serviço).
• Motoristas autônomos (que trabalham como prestadores de serviços).

Principais regras do PEF para estar em compliance na logística

Para agir de acordo com todas as normas e otimizar os processos logísticos, as empresas devem se atentar à legislação. Quem mantém um programa de compliance sabe que o cumprimento às regras do PEF reduz o risco de multas.

Entre as principais regras do Pagamento Eletrônico de Frete estão:

Registro obrigatório no sistema

O PEF deve ser registrado em plataformas homologadas pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT). Esses ambientes garantem a validação e o armazenamento seguro dos dados, atendendo às exigências fiscais.

Informações que devem constar no PEF

O registro eletrônico precisa conter dados do frete (valor, forma de pagamento, tributos), informações do motorista (nome, CPF, CNH), dados do veículo (placa, RNTRC, tipo de carroceria), origem e destino da carga (municípios, endereços).

Essas informações são fiscalizadas pelos órgãos competentes, sendo assim, é essencial que sejam preenchidas corretamente.

Prazos para emissão

O PEF deve ser emitido antes do início da viagem, assegurando que não haja inconsistências nos valores e registros. O pagamento precisa ser comprovado de forma válida para que a fiscalização possa rastrear a operação desde o início.

Riscos de não cumprir as regras do PEF

O descumprimento das normas do Pagamento Eletrônico de Frete (PEF) gera consequências graves para as empresas do setor logístico. Por isso, é importante que transportadoras, embarcadores e motoristas autônomos saibam quais são os riscos e como evitá-los.

Multas e sanções comuns

As infrações relacionadas ao PEF resultam em multas pesadas, com valores que oscilam conforme o tipo e a gravidade da irregularidade.

As empresas podem ser autuadas por sonegação e estão sujeitas a processos administrativos ou investigações dos órgãos como Receita Federal e ANTT. Nesses casos, além do prejuízo financeiro, elas têm sua reputação afetada.

Bloqueio de veículos em fiscalizações

Outro risco é o bloqueio do caminhão durante as operações de fiscalização da PRF e da Secretaria da Fazenda. Os veículos podem ficar retidos por falta de comprovação do PEF em postos de checagem.

O impedimento de continuar a viagem provoca inúmeros prejuízos, especialmente porque a carga fica parada até a regularização, causando atrasos e custos adicionais.

Perda de contratos

Quem negligencia as boas práticas de compliance perde competitividade. Em geral, os embarcadores deixam de trabalhar com transportadoras multadas recorrentemente.

A redução de riscos relativos ao PEF exige processos logísticos em conformidade com a lei, o que evita interrupções na viagem e garante o fluxo normal das operações.

Passo a passo para implementar o Pagamento Eletrônico de Frete corretamente

O uso do PEF exige atenção aos detalhes. Veja como implementá-lo de forma correta:

1. Contratação da IPEF e emissão do CIOT

Para utilizar o PEF é necessário, antes de tudo, escolher uma instituição de pagamento (IPEF) homologada pela ANTT. Confira a lista aqui.

Após a contratação do transporte de carga e negociação do valor do frete, a empresa emite o CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte). Depois, faz o pagamento e a IPEF gerencia os comprovantes, que servem como documento fiscal da operação e comprovante de rendimentos do motorista.

1.  Integração com sistemas de gestão

Para automatizar o processo e reduzir erros, o ideal é conectar o PEF a sistemas de gestão, como o TMS (usado no gerenciamento de transportes e controle de fretes), o ERP (integração financeira e fiscal), entre outros.

A automatização e integração de todos os processos logísticos traz agilidade na emissão e envio de documentos, redução de erros manuais, assertividade nos pagamentos e ainda mantêm registros para auditorias.

1. Treinamento da equipe

A falta de conhecimento é uma das principais causas dos problemas de compliance. A recomendação é que as empresas realizem workshops e treinamentos para orientar as equipes, use manuais de procedimentos e mantenha aberto um canal para esclarecer dúvidas.

É importante que os motoristas sejam orientados a verificar se o PEF foi emitido corretamente. Ao setor financeiro cabe lançar os pagamentos e identificar divergências. Já os operadores logísticos precisam conhecer os processos de registro do PEF antes do transporte.

Dicas para evitar problemas com o PEF

Garantir a conformidade do Pagamento Eletrônico de Frete (PEF) é necessário para evitar multas e transtornos. Confira as melhores práticas:

• Emita o PEF antes do início da viagem: registre o pagamento eletrônico antes da carga sair. Isso evita bloqueios em fiscalizações. Também mantenha o comprovante digital acessível (no sistema e com o motorista).
• Verifique todos os dados cadastrais: confira CNPJ, CPF do motorista, placa do veículo e RNTRC para evitar divergências. Atualize os registros sempre que houver mudanças.
• Utilize sistemas integrados (TMS/ERP): automatize a emissão do PEF com ferramentas de gestão de transporte. Isso reduz erros manuais e acelera o processo de envio das cargas.
• Capacite motoristas e equipe financeira: treine os motoristas para conferir se o PEF foi gerado corretamente e oriente o setor financeiro sobre prazos e lançamentos obrigatórios.
• Monitore e guarde comprovantes: é essencial manter os registros por pelo menos 5 anos (exigência fiscal) e fazer auditorias periódicas para identificar falhas e corrigi-las rápido.

Conclusão

Seguir à risca as normas e leis que regem o setor logístico é essencial para evitar multas, atrasos e perdas financeiras. Cumprir as normas do PEF é parte importante do compliance. 

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