O que é gestão de estoque? Conceitos e melhores práticas

Vital para o sucesso das operações logísticas, a gestão de estoque é a chave para reduzir prejuízos e garantir a satisfação dos clientes. No entanto, para quem lida com produtos físicos, não basta apenas ter mercadoria na prateleira.

Mais do que a disponibilidade dos itens é necessário organizar o armazenamento e fazer o reabastecimento no tempo adequado. 

Neste texto, vamos explorar os conceitos fundamentais da gestão de estoque, sua importância, as melhores práticas e os erros comuns que podem comprometer a eficiência desse processo. 

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é o processo de supervisionar e controlar os níveis de insumos, materiais e produtos em uma empresa. Isso garante o equilíbrio adequado entre a oferta e a demanda. 

A boa gestão de estoque envolve: monitoramento e disponibilidade de produtos, previsão de vendas, reabastecimento de mercadorias e organização do armazenamento. 

Quem precisa fazer gestão de estoque?

Toda empresa que lide com produtos físicos (matéria-prima, insumos, peças, equipamentos, produtos acabados etc.). precisa gerenciar seus estoques. Seja qual for o porte da empresa, esse processo é fundamental da indústria ao varejo, incluindo armazéns e centros de distribuição.

Por que gerenciar o estoque é importante?

O gerenciamento de estoque é essencial para aumentar a eficiência logística. Com ele as empresas reduzem custos ou perdas por produtos vencidos, danificados ou roubados. Também serve para evitar excessos ou falta de mercadorias e reduzir o espaço de armazenamento.

Cuidar do estoque é essencial para melhorar a tomada de decisões, prever demandas e ajustar a produção ou compras. Além disso, assegura que os produtos estejam disponíveis, o que melhora a satisfação dos clientes.

Conceitos-chave da gestão de estoque

A gestão de estoque envolve o planejamento, a organização e o controle dos itens armazenados. Os profissionais envolvidos nesse processo precisam dominar alguns conceitos:

Estoque: é o conjunto de produtos ou materiais armazenados por uma empresa com o objetivo de atender à demanda futura.

Gestão de estoque: é o processo de controlar e otimizar o nível de estoque.Visa minimizar custos e maximizar a disponibilidade de produtos.

Inventário: é a contagem de cada item em estoque. O objetivo é comparar os resultados com os registros do sistema.

Giro de estoque: é a medida da rapidez com que os produtos são vendidos e substituídos em um determinado período. 

Ponto de pedido: é o nível que indica a necessidade de reabastecimento do estoque.

Estoque mínimo: é a quantidade mínima de um produto que deve ser mantida em estoque para evitar rupturas.

Estoque máximo: é a quantidade máxima de um produto que pode ser armazenada.

Ciclo de vida do produto: mostra a jornada de um produto, do lançamento à entrega no cliente.

Just-in-Time (JIT): é uma estratégia para reduzir o estoque ao mínimo necessário para a produção ou venda.

Classificação ABC: é uma técnica que categoriza os itens em estoque com base em sua importância. O foco são os produtos que geram maior receita.

Planejamento de recursos de materiais (MRP): é um sistema de planejamento e controle da produção que utiliza dados sobre a demanda e a disponibilidade.

PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): é um método de organização em que os primeiros itens a entrar no estoque são os primeiros a sair.

UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): é um método em que os últimos itens a entrar no estoque são os primeiros a sair.

Custo de estoque: engloba todos os custos relacionados ao armazenamento de produtos, como aluguel de armazém, mão de obra, seguros e obsolescência.

Como ser eficiente na gestão de estoque?

Para aprimorar o gerenciamento dos estoques, a empresa pode adotar algumas estratégias. As práticas mais eficientes são:

1. Conhecer seus produtos

O primeiro passo é classificar os itens em categorias. Isso facilita a organização, o controle e o acesso. Considere, por exemplo, o prazo de validade, as dimensões e as condições de armazenamento. Identifique também a rotatividade: quais são os produtos mais vendidos e quais ficam mais tempo no estoque.

2. Utilizar um sistema de gestão

Existem sistemas de gerenciamento específicos para registrar entradas e saídas, gerar relatórios e controlar o estoque em tempo real. O WMS é um exemplo. Integre esse software aos outros sistemas de gestão da empresa. Dessa forma, os dados de vendas, compras, financeiro e estoque ficarão reunidos. 

3. Realizar inventários periódicos

O gerenciamento do estoque envolve a contagem física dos itens da prateleira e a comparação com os dados do sistema. Essa prática identifica divergências. Para ser eficaz, o inventário deve ser realizado com frequência, considerando o volume de produtos e a rotatividade.

4. Estabelecer um ponto de pedido

É importante que as empresas determinem a quantidade mínima aceitável de um item em estoque. Assim, quando o produto chega no ponto de pedido, uma nova compra deve ser feita. Isso evita a falta de produtos. Considere a demanda, o tempo de entrega dos fornecedores e a margem de segurança desejada.

5. Controlar o prazo de validade

No gerenciamento de estoques é essencial controlar a qualidade dos produtos. Para isso, utilize etiquetas ou um sistema para identificar os itens com prazo de validade curto. Adote o método FIFO (First In, First Out) para garantir que os produtos mais antigos sejam vendidos primeiro.

6. Otimizar o espaço de armazenamento

Reduzir os custos com o espaço de estoque é outra medida estratégica. Por isso, a organização é essencial. Use prateleiras, paletes e equipamentos para organizar os itens de forma eficiente. Posicione os produtos mais vendidos em locais de fácil acesso.

7. Analisar os dados

Ter acesso a dados é muito importante para fazer uma boa gestão de estoques. Use softwares para gerar relatórios e acompanhar os indicadores de desempenho do estoque. Com informações sobre giro de estoque, nível de serviço e custo de estoque à mão fica mais fácil tomar decisões e fazer melhorias.

8. Treinar a equipe e buscar fornecedores confiáveis

Certifique-se de que todos os envolvidos no processo de gestão de estoque compreendam os procedimentos e a importância de cada etapa. Estabeleça um bom relacionamento com os fornecedores para garantir a entrega dos produtos no prazo e com a qualidade desejada. Lembre-se de negociar as melhores condições de pagamento para otimizar o fluxo de caixa.

Melhores práticas para otimizar a gestão de estoque

Quer otimizar a gestão de estoque, mas tem dificuldades para fazer isso? A tarefa não é tão difícil para quem adota essas 5 boas práticas.

1. Previsão de demanda: utilize dados históricos e análises de mercado para prever as necessidades futuras de estoque.
2. Automatização: implemente sistemas de gerenciamento de estoque para automatizar o rastreamento e o reabastecimento.
3. Auditorias regulares: realize contagens de estoque periódicas para garantir que os registros estejam corretos e para identificar perdas ou desvios.
4. Treinamento da equipe: capacite os funcionários sobre a importância da gestão de estoque e as melhores práticas para mantê-lo organizado.
5. Análise de desempenho: monitore indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a eficiência da gestão de estoque e fazer ajustes quando necessário.

Por que a gestão de estoque é crucial para o sucesso de uma empresa?

A gestão de estoque envolve o controle eficiente dos produtos armazenados, desde a entrada até a saída. Já vimos que o objetivo é garantir a disponibilidade dos itens, minimizar custos e garantir eficiência logística. O fato é que uma gestão de estoque eficiente traz inúmeros benefícios para a empresa:

• Redução de custos

Ao evitar excesso de estoque, a empresa diminui os gastos com espaço físico, mão de obra e seguros. Além disso, reduz o custo com obsolescência: produtos com rotação lenta ou próximos do vencimento geram perdas financeiras. 

A otimização das compras é outra aliada da redução de custos. Com uma previsão de demanda precisa, a empresa faz compras estratégicas, evita gastos desnecessários e garante a disponibilidade dos itens.

• Aumento da lucratividade

Um estoque bem gerenciado garante que os produtos sejam entregues rapidamente. Isso melhora o giro de estoque e gera caixa para a empresa. Isso evita a imobilização de capital em estoque e libera recursos para investimento em outras áreas.

• Melhoria da satisfação do cliente

Ao ter os produtos certos em estoque, a empresa atende às demandas dos clientes rapidamente e não perde vendas. Outra vantagem da gestão de estoque é a redução de erros e avarias. 

Um estoque organizado e bem controlado minimiza os riscos de erros na separação de pedidos e danos na movimentação das mercadorias. O resultado é a entrega de produtos de qualidade e mais satisfação dos clientes.

5 erros que sabotam a gestão de estoque 

Uma gestão de estoque eficaz é fundamental para qualquer negócio. No entanto, erros comuns podem comprometer a eficiência e gerar prejuízos. 

1. Falta de controle e registro

Não registrar as entradas e saídas de produtos ou utilizar sistemas manuais para a contagem dos itens é um risco. As consequências são: dificuldade em identificar a quantidade real de produtos em estoque, perdas por furtos ou extravios, decisões de compra erradas e não atendimento à demanda.

A solução está na implementação de um modelo de gestão de estoque eficiente, detalhado e capaz de garantir total registro das movimentações.

2. Previsão imprecisa da demanda 

Subestimar ou superestimar as demandas é outro erro. Além da falta ou excesso de produtos, essa imprecisão leva a perda nas vendas, aumento nos custos de armazenamento e obsolescência dos produtos.

Para corrigir isso é necessário analisar dados históricos de vendas, considerar fatores sazonais, avaliar tendências e ajustar a previsão regularmente. O uso de ferramentas de previsão de demanda ajuda nessa tarefa.

3. Falta de organização física do estoque

Um estoque mal organizado é prejuízo certo: produtos difíceis de localizar, dificuldade em realizar a separação de pedidos e maior risco de avarias. Além disso, o tempo de atendimento aos pedidos é maior, assim como a chance de erros.

Implementar um sistema de organização eficiente, com códigos de barras, etiquetas e prateleiras identificadas é uma boa estratégia. Outra maneira de evitar prejuízos é realizar a rotação dos produtos para evitar a obsolescência e otimizar o espaço.

4. Compras excessivas ou insuficientes

Algumas empresas insistem em comprar mais produtos do que o necessário. Isso gera custos de armazenamento e obsolescência. Comprar menos do que a demanda exige também é um erro. Os danos são desequilíbrio financeiro, insatisfação dos clientes e perda de oportunidades de negócio. 

Para evitar excesso ou falta de estoque, analise os históricos, use ferramentas de previsão e estabeleça um ponto de pedido realista para cada produto.

5. Falta de integração com outros setores

Falta de comunicação entre o estoque, compras, vendas e produção é o quinto erro mais comum das empresas. Isso leva a decisões equivocadas, atrasos na entrega, duplicidade de informações, falta de sincronia entre as operações e aumento dos custos.

A alternativa é implementar um sistema de gestão empresarial (ERP) integrado a softwares de gestão de armazém e de estoque. Essas tecnologias fazem a troca de informações em tempo real entre os diferentes setores da empresa.

Como escolher o sistema de gestão de estoque ideal 

Usar a ferramenta certa pode transformar a maneira como a empresa gerencia a cadeia de suprimentos. A centralização dos dados proporcionada pela tecnologia é fundamental em empresas com múltiplos armazéns e canais de vendas. 

Da mesma forma, o acesso via dispositivos móveis é uma boa opção para quem precisa controlar o estoque em diferentes locais. A regra vale para a possibilidade de integração das ferramentas usadas.

Para facilitar, faça uma lista das necessidades da empresa e das funcionalidades do sistema. Pesquise as opções de sistemas de gestão de estoque disponíveis e compare preços, recursos e avaliações dos usuários. 

Por fim, busque empresas especializadas e peça uma demonstração. A nstech é sua parceira ideal no gerenciamento de estoques e armazéns.

Quer saber mais? Fale agora mesmo com um especialista.