Gestão de inventário: o que é, importância e benefícios

O estoque está entre os ativos mais importantes de uma empresa e, por isso, merece atenção especial. Garantir que a gestão de inventário seja eficiente tem impactos positivos em toda a cadeia logística.

O problema é que muitas empresas não se dão conta disso e ignoram os riscos que a má gestão dos estoques pode causar. Há, inclusive, quem faça esse processo manualmente e utilize apenas planilhas de Excel para registrar seus controles.

No entanto, para que essa etapa logística seja útil e a empresa evite prejuízos é fundamental que todas as áreas estejam integradas e o processo seja automatizado. Só assim o fluxo logístico estará otimizado.

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O que é a gestão de inventário?

A gestão de inventário é a atividade que tem como objetivo controlar o número de produtos ou de materiais que estão em estoque na empresa. Serve para nortear as decisões sobre compras, produção e vendas.

Muitas vezes esse levantamento é baseado na contagem física e manual dos itens, com controles feitos em planilhas e sem integração com outras áreas.

Quais são os principais tipos de inventário?

Existem dois tipos principais de inventário, com características distintas.

Físico

Consiste na contagem real dos itens em estoque, comparando a quantidade física com a quantidade registrada nas planilhas ou no sistema. É essencial para garantir a precisão dos dados e identificar possíveis divergências que, quando identificadas, devem ser ajustadas conforme as normas definidas pela empresa.

Contábil

É a avaliação do valor dos itens em estoque, com base em critérios estabelecidos pela legislação e pelas normas contábeis. Serve para a checagem entre o valor do estoque adquirido versus o estoque expedido, auxiliando na apuração do resultado e do patrimônio da empresa.

Por que a gestão de inventário é importante?

Estoque em excesso é prejuízo e de menos, também. A gestão eficiente do inventário mantém os níveis de estoque dentro do ideal e evita uma série de problemas.

Uma falha no controle de estoque pode interromper o fornecimento de um produto ou atrasar a realização de um serviço. Imagine um caminhão parado por problemas mecânicos porque faltam peças na oficina. Além de atrasar o reparo, a falta de gestão do inventário também levará a atrasos nas entregas.

Esse é apenas um dos problemas da falta de controle e de rigor nos itens do estoque. Ao dedicar atenção a esse processo, as empresas identificam os itens que precisam de reposição imediata, verificam se há excesso de produtos nas prateleiras, controlam a entrada e saída de materiais e identificam qual é o estoque mínimo a ser mantido.

Quando a empresa mantém o inventário atualizado, evita a compra excessiva de matéria-prima, minimiza perdas, otimiza o espaço de armazenamento, garante a disponibilidade de produtos, reduz o tempo de entrega, planeja melhor a produção, aumenta o controle sobre o negócio, amplia a visibilidade e toma decisões mais estratégicas, melhorando a rentabilidade.

Quais são as fases da gestão de inventário?

Para que seja bem-sucedida, a gestão do inventário precisa seguir algumas fases importantes. 

Planejamento

É o ponto de partida para a previsão de demanda e a tomada de decisões. Envolve a análise do histórico de vendas, tendências de mercado e sazonalidades, metas de atendimento ao cliente e definição da quantidade mínima de cada item em estoque.

Compra

Envolve a escolha dos fornecedores, negociação das condições de pagamento e entrega e envio dos pedidos de compra para os fornecedores.

Recebimento e armazenagem

Nessa etapa é feita a conferência e checagem dos produtos recebidos, registro dos itens no sistema de gestão, organização do estoque para facilitar a localização e movimentação, gerenciamento do espaço físico e controle de validade dos produtos.

Produção

Essa fase é aplicável apenas quando a empresa é fabricante de bens e produtos. Nesse caso, diz respeito ao recebimento das matérias-primas e gerenciamento dos fluxos de produção.

Estoque reserva

Envolve o cálculo do estoque de segurança — o safety stock. Serve para determinar a quantidade mínima de cada produto no estoque antes da abertura de uma nova ordem de compra. É essencial para atender as demandas e evitar imprevistos.

Vendas

A etapa de vendas diz respeito à oferta dos produtos ou serviços, negociação com os clientes, emissão das notas fiscais e encaminhamento dos pedidos às áreas de separação, empacotamento e expedição.

Retornos e devoluções

É a fase encarregada do recebimento dos produtos devolvidos, análise das razões das devoluções e atualização dos sistemas de gestão com a inclusão do item retornado.

Reporting

É a fase final da gestão do inventário e envolve a geração de relatórios sobre giro de estoque, nível de serviço, obsolescência e perdas. Serve para identificar oportunidades de melhoria, calcular o lucro e tomar decisões estratégicas.

Quais os benefícios da gestão de inventário?

A gestão de inventário é uma prática essencial para qualquer empresa que tenha estoque, pois proporciona uma série de vantagens.

Otimização de recursos

Quem gerencia o inventário adequadamente consegue otimizar vendas e entregas, reduz gastos com armazenamento e evita a obsolescência de produtos.

Outra vantagem é que a empresa aprimora o fluxo de caixa, aumenta a eficiência das operações, especialmente as entradas e saídas, e reduz as movimentações desnecessárias de mercadoria.

Redução do desperdício

O desperdício impacta a saúde financeira das empresas e com a gestão de inventário é mais fácil prevenir perdas por danos, extravio ou produtos vencidos.

Além disso, a companhia que mantém o estoque atualizado melhora a visibilidade, é mais assertiva no processo de compra, reduz o número de itens parados no estoque e tem condições de atender aos clientes mais rapidamente.

Integração de todos os setores

Um dos benefícios da gestão do inventário é a conexão entre as áreas de compras, produção, vendas e financeiro. Ao integrar as informações de diferentes setores, a empresa fornece aos gestores os dados necessários para a tomada ágil de decisões.

A agilidade na comunicação e na troca de informações é outra vantagem capaz de tornar o ambiente de trabalho mais colaborativo e eficiente.

Melhoria no atendimento ao cliente

Ao manter o estoque em dia, a empresa garante a agilidade das entregas e, consequentemente, aumenta o nível de satisfação dos clientes. Ou seja, gerenciar o estoque não é positivo apenas para a operação, mas também para a experiência positiva dos clientes e para a reputação da marca.

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Como o ERP da nstech vai mudar sua logística?

A implementação de um sistema ERP é capaz de transformar a logística da sua empresa. 

Como? Por meio da integração e do acesso, em tempo real, a dados estratégicos que vão orientar as áreas de compra, produção, estoque, vendas e, principalmente, otimizar as entregas.

A nstech tem a solução ideal para todos os elos da cadeia logística, seja qual for o porte da operação. Entre as vantagens estão a gestão eficiente do inventário e a visão unificada e atualizada do estoque. 

O ERP não só automatiza e integra os processos logísticos como reduz o risco de erros e retrabalhos. A solução também otimiza os níveis de estoque e evita a falta de produtos.

A nstech fornece um ERP pensado para o setor logístico e integrado a outros sistemas que ajudam na automação do gerenciamento de inventário, monitoramento em tempo real e análise preditiva de estoques. 

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Conclusão

Fazer o controle dos estoques melhora todos os processos logísticos, aumenta a agilidade e a qualidade no atendimento ao cliente, agiliza as entregas e torna a empresa muito mais enxuta, eficiente e rentável.

Se você quer aperfeiçoar o seu negócios, a melhor estratégia é abandonar as planilhas de Excel e recorrer a quem entende de tecnologia e oferece as melhores soluções para a logística.