Gestão de armazém: o que é, etapas, como fazer e benefícios

O transporte de cargas é o centro das atenções quando se pensa em logística, mas esse não é o único elo fundamental para que a mercadoria chegue ao destino no prazo. Antes dele está a gestão de armazém, outro responsável pelo sucesso das entregas.

Dados de diferentes estudos realizados pela Gartner, McKinsey e Aberdeen Group mostram que é possível reduzir em 30% os custos operacionais e em 50% o tempo de contagem de estoque, melhorar em 95% a acuracidade do inventário, aumentar a eficiência operacional em 72% e elevar em 25% o nível de satisfação dos clientes quando a gestão do armazém conta com soluções de automação.

Se você quer saber mais sobre esse assunto e deseja melhorar a gestão do seu armazém, a gente traz todas as informações neste artigo. 

O que é a gestão de armazém?

A gestão de armazém é a área da logística responsável pelo planejamento, organização e controle das operações dentro de um armazém ou centro de distribuição. Envolve uma série de processos e atividades para otimizar o armazenamento e a expedição de mercadorias.

Os principais objetivos são agilizar o fluxo de mercadorias, armazenar e identificar corretamente os produtos, ter inventários precisos, melhorar a produtividade, reduzir custos operacionais e garantir entregas pontuais

Quais são as atividades realizadas no armazém?

Os principais trabalhos em um armazém são o recebimento e armazenamento das mercadorias, verificação e organização (checagem da qualidade e definição de locais adequados para guardar cada tipo de produto) e movimentação interna.

As atividades envolvem também a realização do inventário (contagem periódica dos produtos para garantir a precisão do estoque), preparação dos pedidos (picking e packing), consolidação das cargas, expedição, agendamento de transporte e emissão de documentos.

Quais os principais tipos de armazém?

Existem dois tipos principais de armazém, o próprio e o terceirizado. Ambos têm particularidades e benefícios. A escolha depende da necessidade e do porte da empresa.

No armazém próprio, o controle sobre as operações é maior e a empresa pode personalizar o local conforme suas demandas. No entanto, requer um investimento inicial alto para aquisição do espaço e gestão. Os custos fixos são mais elevados.

O armazém terceirizado diz respeito à locação do espaço, gerenciado por uma empresa especializada em logística. Além da flexibilidade, as vantagens envolvem custos fixos reduzidos e compartilhamento de tecnologias. A desvantagem é a dependência de terceiros e menor controle operacional.

Outros tipos de armazém

Centro de distribuição: usado para grandes volumes de produtos e alta rotatividade de estoque.

Especializado: projetado para produtos específicos, como refrigerados e materiais químicos ou perigosos.

Cross-docking: recebe o produto dos fornecedores, faz a separação e envia diretamente aos clientes, sem armazenamento.

Público: depósitos gerais, alfandegários etc. Costumam cobrar por peso ou cubagem das mercadorias.

Como funciona a gestão de armazém?

A gestão de armazém tem como objetivo otimizar o uso do espaço, garantir a segurança dos produtos e agilizar os processos de recebimento, armazenagem e expedição. 

Na prática, se encarrega de fazer com que a mercadoria recebida seja organizada, armazenada e enviada ao cliente de forma ágil. 

Quais são as 5 etapas da gestão de armazém?

1. Recebimento: é o momento em que os produtos chegam ao armazém e são descarregados.
2. Conferência: é a fase de inspeção da carga e de checagem/comparação da nota fiscal com a mercadoria entregue.
3. Identificação: os itens são identificados com etiquetas e códigos de barra para facilitar a contagem de estoque, localização e movimentação interna.
4. Armazenagem: os produtos são organizados de forma a facilitar o acesso na hora da separação dos itens (picking).
5. Expedição: é quando os produtos são embalados (packing) e despachados aos clientes. Envolve a emissão dos documentos fiscais e de transporte, carregamento e agendamento das entregas.

Como fazer a gestão de armazém?

Já entendemos que a armazenagem é uma atividade estratégica que envolve guarda, proteção e conservação das mercadorias. Para ser bem sucedida, requer boas práticas:

Mapeamento dos processos: definição de critérios, metodologias, alocação de recursos e profissionais para cada atividade, reconhecimento de gargalos e identificação de oportunidades de melhoria.

Organização do layout: criação de um método de endereçamento e zoneamento para facilitar a localização e separação dos produtos. A configuração eficiente do armazém ajuda na movimentação e no controle do estoque.

Treinamento: capacitação dos profissionais para uso adequado de equipamentos e sistemas de automação, levando à melhoria da produtividade, da segurança e da confiabilidade nas operações.

Investimento em tecnologia: uso de um sistema como o WMS para automatizar processos, integrar informações, gerar relatórios e analisar dados que embasam a tomada de decisões.

Como funciona um software de gestão de armazéns?

O WMS (Warehouse Management System) é um software de otimização e aperfeiçoamento das operações do armazém. A ferramenta é usada para automatizar e integrar todos os processos, do recebimento de mercadorias à expedição.

As principais funcionalidades do sistema são o gerenciamento das entradas e saídas de mercadorias, monitoramento de lotes e prazos de validade, rastreamento de produtos, supervisionamento do tempo de armazenagem, registro de danos, garantia de qualidade e outras atividades de gestão dos estoques.

Além de agilizar a operação e eliminar erros, o WMS pode ser integrado a outras soluções logísticas, como o YMS (gestão de pátios) e o TMS (gerenciamento de transporte).

Quais os benefícios da gestão de armazém?

A gestão de armazém, quando automatizada, tem uma série de vantagens:

Redução de custos

Com gerenciamento e organização eficientes é possível maximizar o uso do espaço físico e reduzir os custos. A redução de perdas por obsolescência, danos ou furtos é outra vantagem da gestão otimizada e padronizada dos armazéns.

Otimização de processos

A automação de processos aumenta a produtividade e reduz a incidência de erros manuais, como a separação de produtos incorretos. O controle de estoque passa a ser mais preciso, assim como o packing. Os resultados são o envio rápido das mercadorias e o aumento na satisfação dos clientes.

Controle de estoque

Não existe boa gestão de armazém sem controle preciso de estoque. O rigor na contagem e na organização dos itens estocados, o monitoramento e o registro das faltas ou excessos facilita a programação de novas compras. Acompanhar a rotatividade dos produtos é outra vantagem da gestão de armazéns.

Visibilidade e compliance

A gestão de armazém amplia a visibilidade da cadeia de suprimentos. Enxergar com clareza todos os processos e os produtos disponíveis ajuda na tomada de decisões. Um sistema de gestão eficiente também facilita o cumprimento de normas e regulamentações, especialmente no caso de produtos como alimentos ou químicos. 

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Conclusão

Como vimos, a gestão eficiente de armazéns é fundamental para otimizar a cadeia de suprimentos, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes. Sem dúvida, o futuro da logística passa pela digitalização e pela automação da gestão de armazém.