Gestão centralizada: como otimizar as operações de transporte e reduzir os custos logísticos

Decidir entre a gestão de transportes centralizada ou descentralizada depende de vários fatores, mas uma coisa é certa: a descentralização pode tornar a operação mais complexa, cara e suscetível a erros.

Mesmo assim, muitas empresas confiam nesse modelo na esperança de agilizar as entregas. O problema é que os gestores perdem boa parte do controle e demoram para obter as informações necessárias à tomada de decisões estratégicas.

Já a gestão centralizada é baseada na padronização e unificação dos processos. Ao reunir todos os dados em um só lugar e melhorar a visibilidade, a empresa reduz custos, otimiza recursos, garante a qualidade e aumenta a eficiência logística.

Além disso, o gerenciamento e o monitoramento centralizados facilitam a configuração ou manutenção dos sistemas operacionais e o compartilhamento de tecnologias, o que melhora o desempenho, a segurança e a confiabilidade no transporte.

A grande questão é: se a descentralização é arriscada porque permite que decisões importantes sejam tomadas isoladamente e sem sinergia, aumentando os custos e até subutilizando as frotas, por que ela ainda é considerada?

Se essa pergunta também não sai da sua cabeça, nosso artigo é para você. Nele, a gente explica a importância da integração dos sistemas logísticos para o sucesso do transporte de cargas.

O que é gerenciamento de transporte descentralizado?

O Gerenciamento de Transporte Descentralizado (conhecido como DTM – do inglês Decentralized Transportation Management) é uma estratégia de empresas que pulverizam a gestão dos transportes ao invés de concentrar as decisões em um único centro de controle.

Em geral, quando a gestão é descentralizada, cada centro de distribuição, armazém, escritório ou filial utiliza recursos, tecnologias e processos próprios. O objetivo principal é aumentar a flexibilidade, a agilidade e a autonomia nas decisões relacionadas ao transporte, mas isso nem sempre dá certo.

Isso porque quando o DTM não é bem orientado, há uma chance muito alta de o negócio ficar “às cegas”. Sem visibilidade do início ao fim da operação e sem padronização nos processos, a qualidade dos serviços e os custos são colocados à prova.

Como funciona o DTM?

No DTM, as responsabilidades pela gestão do transporte são delegadas a diferentes unidades de negócio, filiais ou até mesmo a terceiros, como transportadores independentes.

Cada unidade possui autonomia para tomar decisões sobre suas próprias operações de transporte, considerando as necessidades locais e as especificidades de cada rota.

Os principais desafios desse modelo de gestão envolvem dificuldades de coordenação, aumento dos custos operacionais, perda de escala, duplicidade de recursos, falhas no controle de estoque, no fluxo de embarques e no monitoramento das viagens.

Exemplo de gestão descentralizada

Imagine um e-commerce ou uma grande rede varejista com vários centros de distribuição no país. Cada CD é responsável pelo atendimento de uma determinada região geográfica.

Quando o cliente faz uma compra, o sistema identifica o centro de distribuição mais próximo e direciona o pedido. Em tese, o tempo de entrega é menor, já que o produto estará mais perto do cliente.

No entanto, quando a gestão é descentralizada, a empresa autoriza cada centro de distribuição a gerenciar seu próprio estoque, realizar a coleta e entrega dos pedidos, negociar com transportadores locais etc.

Em um cenário com 20 centros de distribuição no país, por exemplo, e com modelo operacional descentralizado, os custos de manutenção dos estoques, implantação de sistemas, contratação de mão de obra, gestão de fornecedores, controle de embarques, rastreamento de entregas e riscos de erro são multiplicados em 20 vezes.

Riscos da gestão descentralizada e da falta de integração logística

Manter operações totalmente descentralizadas, com decisões independentes e processos apartados traz alguns riscos significativos ao negócio:

Perda de controle e de visibilidade

Com múltiplos operadores e sistemas independentes, as empresas têm dificuldades para rastrear as viagens e as cargas, acompanhar a localização da frota e confirmar o status das entregas em tempo real.

Além disso, na gestão descentralizada é mais difícil padronizar procedimentos, manter a qualidade e obter consistência nos serviços de entrega. A falta de visão global da operação atrasa a identificação dos problemas e gargalos.

Aumento de custos

A gestão descentralizada dos transportes leva à duplicidade e ao desperdício de recursos. Isso acontece porque cada filial, CD ou transportadora precisa ter seus próprios sistemas, equipamentos e infraestruturas, o que eleva os custos.

A negociação de fretes e contratos, quando feita individualmente, é menos vantajosa do que a contratação de viagens para grandes volumes. E não é só o custo do frete que sobe. A gestão de múltiplos contratos exige maior esforço administrativo.

Diminuição da qualidade do serviço

A falta de padronização dos processos logísticos causa variações na qualidade do serviço prestado e compromete a satisfação do cliente.

Quando a empresa não tem um sistema único de rastreamento, monitoramento, roteirização, emissão de documentos etc., ela enfrenta dificuldades para identificar a origem de problemas e responsabilizar os envolvidos.

Maior vulnerabilidade a riscos

A descentralização no transporte de cargas pode aumentar a exposição a riscos como roubos, acidentes e atrasos, pois cada viagem está sujeita a diferentes condições e desafios.

Sem padrões únicos para o gerenciamento dos riscos, a coordenação em caso de incidentes fica mais complexa, dificultando a gestão de crises.

Perda de eficiência

Quando a gestão é descentralizada e não há padrão nos processos, as viagens são menos eficientes e os custos se elevam. Além disso, a ociosidade da frota costuma ser maior nesses casos, já que a falta de coordenação pode levar à subutilização dos veículos e à perda de capacidade.

Quais problemas a centralização do transporte pode resolver?

Entre os problemas resolvidos pela integração de sistemas e pela centralização da gestão dos transportes estão os altos custos logísticos. A centralização reduz gastos com infraestrutura, implantação de softwares especializados, custos de transação, infraestrutura e aquisição de hardwares.

Além disso, uma operação centralizada processa as transações de forma mais eficiente e aumenta a escalabilidade sem comprometer a segurança.

Na hora de escolher entre um modelo ou outro é fundamental avaliar a complexidade e o tamanho da operação logística, além de considerar esse detalhe: a centralização aumenta a clareza e a visibilidade sobre os processos logísticos, favorece a padronização e reduz as incertezas e os riscos.

15 benefícios do gerenciamento centralizado de transporte

A integração de sistemas de gestão de transporte é uma excelente estratégia para quem não abre mão da agilidade, visibilidade operacional ampla e controle de custos. Entre os benefícios da gestão centralizada estão:

Rastreabilidade: acompanhamento, em tempo real, da localização e do status das cargas, garantindo mais segurança e agilidade na resolução de problemas.

Controle sobre os custos: visão completa dos gastos com transporte e identificação de oportunidades para reduzir as despesas.

Padronização de processos: processos realizados de forma padronizada, redução de erros e manutenção da qualidade do serviço.

Planejamento eficiente: otimização das rotas, redução das distâncias e do tempo de viagem, com entregas mais rápidas.

Consolidação de cargas: maximização da utilização dos veículos e diminuição dos custos por frete.

Gerenciamento da capacidade: controle da ociosidade da frota e menor risco de subutilização ou sobrecarga dos veículos.

Maior poder de negociação: concentração de grande volume de cargas e obtenção de melhores condições comerciais na contratação de transportadores.

Relações mais estratégicas: boas parcerias com transportadores para garantir a disponibilidade de veículos e a qualidade das entregas.

Padronização de processos: atividades padronizadas, menor ocorrência de erros e ganhos em eficiência.

Aumento da satisfação do cliente: maior previsibilidade nas entregas e redução das reclamações.

Otimização de rotas: controle dos custos com combustível e pedágios.

Consolidação de cargas: otimização da frota e menores custos por frete.

Negociação de melhores condições: obtenção dos melhores preços dos transportadores.

Análise de dados: acesso a dados históricos para identificar tendências e tomar decisões estratégicas.

Planejamento estratégico: identificação de tendências, planejamento eficiente das operações de transporte e cumprimento dos objetivos da empresa.

Como centralizar a operação, reduzir custos e otimizar os resultados

Os riscos de adotar uma estratégia DTM existem e os prós e contras precisam ser considerados antes de a empresa insistir em um modelo que não prioriza a centralização de dados e a otimização dos processos.

Se você já descobriu que o melhor modelo para reduzir os riscos e os custos da operação de transporte é a centralização e a integração de sistemas, veja como adotar essa estratégia de gestão.

1. Estabeleça um sistema de gestão centralizado: mesmo quando o modelo de gestão é descentralizado é fundamental ter um sistema integrado para monitorar e controlar as atividades dos diferentes operadores.
2. Implemente um sistema de gestão de transportes integrado: um TMS auxilia na otimização de rotas, no gerenciamento da frota e no acompanhamento das entregas, mas deve sempre estar integrado às outras soluções logísticas usadas pela empresa.
3. Estabeleça indicadores de desempenho: é importante definir indicadores para medir a performance dos diferentes operadores e garantir a qualidade do serviço.
4. Promova a colaboração logística: a comunicação e a colaboração entre os diferentes elos da cadeia logística são essenciais para garantir a eficiência da operação de transporte.
5. Recorra a um parceiro especializado: tenha a seu lado um especialista em gestão logística que ofereça sistemas personalizados e 100% integrados.

Ao adotar essas medidas, as empresas potencializam os benefícios da gestão centralizada, minimizam os riscos, mantêm a qualidade do serviço, reduzem os custos inerentes à descentralização e garantem a visibilidade end to end tão necessária à tomada de decisões.

Embora pareça difícil, é plenamente possível trocar o modelo de gerenciamento descentralizado de transporte pelo modelo de gestão centralizado e integrado. Se você quer ajuda nisso, conte com a nstech. A empresa tem mais de 100 soluções para logística, todas disponíveis em um só lugar.

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