Erros mais comuns no uso do WMS e como corrigi-los

O WMS – Sistema de Gestão de Armazéns é uma solução tecnológica indispensável para otimizar todas as etapas de processos logísticos dentro de um centro de distribuição ou armazém, desde o recebimento até a distribuição e entrega. 

Esse software proporciona gestão logística avançada, controle de estoque em tempo real e redução de erros manuais. No entanto, a implementação e o uso inadequado do sistema WMS podem levar a falhas operacionais, impactando toda a cadeia de suprimentos. 

Neste artigo, vamos explorar os erros mais comuns, suas consequências e como corrigi-los para garantir máxima eficiência.

Erros mais recorrentes na utilização do WMS e como evitá-los

Mesmo com um WMS robusto, a ocorrência de falhas é possível. Conhecer os pontos críticos é o primeiro passo para garantir que o sistema atue como um aliado. Veja quais são os erros mais comuns no uso do WMS.

Cadastro incorreto de itens no sistema

O cadastro incorreto de itens é um dos problemas mais básicos no uso do WMS. Dados incompletos, inconsistentes ou duplicados geram uma série de complicações. 

Imagine ter dois códigos para o mesmo produto ou informações divergentes sobre dimensões e peso. Isso leva a erros no endereçamento, no picking e, consequentemente, na expedição.

Nesse caso, a solução é a padronização. Definir regras claras para a inserção dos dados e utilizar recursos de validação automática para evitar erros de digitação e duplicação. 

A integração com sistemas de informação mestres de produto (PIM) ou diretamente com o ERP ajuda na unicidade e na precisão dos cadastros.

Falhas na integração com outros sistemas (ERP, TMS)

O WMS é um sistema que não entrega 100% das soluções se operar isoladamente. Sua eficácia é ampliada quando há uma comunicação fluida com outras plataformas, como o ERP (Enterprise Resource Planning) e o TMS (Sistema de Gestão de Transporte). 

Falhas na integração resultam em dados desencontrados, que causam inconsistências em toda a cadeia de suprimentos. Por exemplo, um pedido de venda no ERP que não é corretamente transferido para o WMS para separação gera retrabalho e atrasos.

Para evitar essas falhas é importante investir em uma integração robusta e bem planejada, que garanta a comunicação ininterrupta e em tempo real. Auditorias regulares dos dados trocados entre as interfaces identificam e corrigem possíveis problemas.

Gestão inadequada de estoque

Diferenças significativas entre o estoque físico e o sistema são um indicativo de que algo está errado. Essa falha prejudica o negócio, porque leva à venda de produtos que não estão disponíveis (ruptura de estoque) ou a excesso de itens parados (capital de giro imobilizado).

Para prevenir esse problema é válido implementar as contagens cíclicas (cycle counts), que são inventários parciais e contínuos. Além disso, realizar auditorias regulares dos processos de entrada e saída de mercadorias também contribui para identificar a origem das divergências e corrigi-las.

O uso de código de barras e sistemas de leitura de etiquetas RFID (radiofrequência) ou QRCode aumenta significativamente a acurácia dos dados no WMS.

Treinamento insuficiente dos operadores

O fator humano é determinante no sucesso de qualquer sistema de gestão. O treinamento insuficiente dos operadores é uma causa frequente de erros, que podem ir desde a alocação incorreta de produtos até a separação equivocada de pedidos.

Nesse caso, o caminho é investir em capacitação contínua para toda a equipe que interage com o WMS. Elaborar manuais, realizar simulações práticas das operações e promover sessões periódicas de reciclagem profissional criam um ambiente de aprendizado e melhoria contínua. Um operador bem treinado otimiza a mão de obra e a eficiência das operações.

Configurações incorretas de regras de armazenamento

Um WMS permite configurar regras complexas de armazenamento (zoning, FIFO, FEFO etc.). No entanto, configurações incorretas resultam em produtos armazenados em locais inadequados, dificultando o picking, aumentando o tempo de movimentação e causando perdas no caso de itens com data de validade.

Por isso, é crucial revisar e otimizar o zoning (divisão do armazém em áreas específicas) e priorizar o armazenamento de itens por rotatividade (FIFO/FEFO), seguindo a lógica do “primeiro que entra, primeiro que sai” ou “primeiro a vencer, primeiro a sair” para produtos perecíveis.

O WMS ajuda a implementar essas regras, mas é preciso configurá-las corretamente e monitorar seu desempenho.

Falta de manutenção e atualização do sistema

Como qualquer software, o WMS precisa de atualizações periódicas. A falta dessas práticas levam o sistema à lentidão, bugs e incompatibilidade com novas tecnologias ou regulamentações fiscais. 

Tudo isso compromete a eficiência das operações e pode gerar interrupções. Portanto, é uma premissa estabelecer um plano de atualizações recorrentes em conjunto com o fornecedor do sistema.

Além disso, a equipe de TI (interna ou externa) também deve realizar suporte técnico preventivo. Um WMS atualizado é uma ferramenta mais segura e eficiente.

Falta de monitoramento e auditoria dos processos

Por fim, a falta de monitoramento e auditoria dos processos é um erro que impede a identificação e correção rápida de problemas. Sem acompanhamento constante, pequenas falhas podem se transformar em situações complexas de se resolver.

Para realizar esse controle, utilize os recursos de relatórios e dashboards do WMS em tempo real e faça auditorias periódicas nos processos de recebimento, armazenagem, picking e expedição. Dessa forma, é mais fácil garantir que as operações sejam realizadas dentro dos padrões estabelecidos.

Impactos dessas falhas na operação logística

Os erros no uso do WMS podem causar impactos negativos na operação logística e na saúde financeira da empresa.

• Redução da produtividade: erros de cadastro e estoque resultam em tempo perdido procurando itens, gera retrabalho e torna os processos lentos.
• Aumento de custos: retrabalho, perdas por avarias ou obsolescência, horas extras de mão de obra e contratação de fretes emergenciais devido a atrasos elevam os custos operacionais.
• Insatisfação do cliente: pedidos errados, atrasos na entrega e problemas com a qualidade ou quantidade dos produtos resultam em clientes insatisfeitos, perda de confiança e prejuízo para a reputação da marca.
• Perda de controle do estoque: a falta de acurácia impede a tomada de decisão estratégica e leva a problemas de gestão de estoque.
• Problemas fiscais: dados inconsistentes podem gerar divergências em auditorias fiscais, resultando em multas e sanções.

Dicas para otimizar o uso do WMS

Para extrair o máximo do seu WMS, considere as seguintes dicas:

1. Automatização de processos repetitivos

Aproveite ao máximo a capacidade de automatização de processos repetitivos do WMS. Isso inclui a geração de tarefas de picking, alocação inteligente de mercadorias no recebimento e controle de reabastecimento de picking-faces.

A automação reduz a dependência da mão de obra em tarefas simples, minimizando erros e aumentando a velocidade das atividades.

1. Monitoramento de KPIs

Defina e monitore constantemente os indicadores de desempenho (KPIs) relevantes para a gestão de armazém. O WMS pode gerar dados e relatórios interessantes. Alguns exemplos:

• Acurácia de estoque: percentual de conformidade entre o estoque físico e o sistema.
• Tempo de picking: tempo médio para separar um pedido.
• Produtividade da mão de obra: pedidos processados por hora/operador.
• Giro de estoque: quantidade de vezes que o estoque é renovado em um período.
• Fill Rate: percentual de pedidos atendidos integralmente na primeira tentativa.

1. Relatórios personalizados para análise contínua

Utilize os relatórios personalizados que o WMS oferece para uma análise contínua das operações. Esses relatórios fornecem insights valiosos para a tomada de decisão, permitindo identificar gargalos, otimizar rotas de picking, realocar produtos e melhorar a eficiência geral do centro de distribuição.

1. Treinamento contínuo e reciclagem

O mercado e as tecnologias evoluem. Por isso, é fundamental que a equipe esteja sempre atualizada com as melhores práticas e funcionalidades do WMS. Ofereça treinamento contínuo e reciclagem. Isso não apenas melhora a performance, mas também engaja os profissionais.

1. Feedback loop constante

Crie um canal de feedback constante entre os operadores e a equipe de gestão. Quem está na linha de frente pode identificar problemas e sugerir melhorias que não são visíveis a partir de relatórios. Essa colaboração é vital para a otimização contínua do WMS.

WMS nstech: confiança e alta performance para a operação

O WMS é, sem dúvida, uma solução transformadora para a logística moderna. No entanto, o seu potencial máximo só é alcançado quando os erros comuns são evitados e corrigidos prontamente.

Pequenos ajustes na configuração, no treinamento da equipe e na integração de sistemas trazem grandes resultados em termos de redução de custos, aumento da produtividade e, o mais importante, na satisfação do cliente.

A nstech entende os desafios e as oportunidades envolvidas na gestão de armazéns. Por isso, nosso WMS é uma solução completa, projetada para otimizar desde o recebimento até a expedição, garantindo a acurácia do estoque, a eficiência da mão de obra e a integração perfeita com o ERP, TMS e YMS.

Com funcionalidades avançadas como controle por código de barras, rastreabilidade em tempo real e relatórios personalizáveis, o WMS ajuda sua empresa a evitar os erros mais comuns e a alcançar novos níveis de excelência na cadeia de suprimentos.

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