Como emitir CTe: guia para embarcador e transportador

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento fiscal digital obrigatório para o transporte de cargas no Brasil. A responsabilidade pela emissão correta e conferência dos dados é compartilhada entre transportadoras e embarcadores.

O CTe substituiu o antigo Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC). Precisa ser usado em todo o território nacional nos diversos modais de transporte: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem validade jurídica e deve ficar armazenado digitalmente. Descumprir essas obrigações pode acarretar em multas e outras penalidades às empresas. 

Para evitar isso, preparamos um guia completo com o passo a passo para a emissão correta. 

O que é o CTe?

O CTe é um documento digital que contém informações sobre a prestação do serviço de transporte de cargas. Traz os dados do remetente, destinatário, transportador, carga, valores e outras informações relevantes para a fiscalização e controle do transporte. 

Sua principal finalidade é documentar a movimentação das cargas. Ele comprova a responsabilidade civil do transportador rodoviário, garante a conformidade fiscal e facilita o trabalho da fiscalização.

Quem é o responsável pela emissão do CTe?

A legislação atribui responsabilidades tanto para o embarcador quanto para o transportador no que diz respeito à emissão do CT-e. Por isso, é essencial falarmos sobre as responsabilidades de cada um.

Embarcador

O embarcador é responsável por fornecer os dados necessários à emissão do CTe. Também é dele a responsabilidade de solicitar a emissão do CTe para o transporte. 

Ou seja, é fundamental que o embarcador forneça dados corretos e confira as informações do CTe antes da viagem.

Transportador

O transportador é o responsável por emitir o CTe usando as informações repassadas pelo embarcador. Ele também deve validar o CTe junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) antes do início da viagem.

Precisa, ainda, imprimir o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTe), que acompanha a carga durante o transporte. Vale lembrar que é responsabilidade do transportador entregar uma cópia do CTe ao embarcador.

Passo a passo para a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico

A emissão do CTe envolve alguns processos logísticos. É fundamental segui-los à risca. A documentação em dia melhora a operação de transporte.

1. Credenciamento na Sefaz

O primeiro passo para a emissão de documentos fiscais é se credenciar na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado. Depois, é hora de obter a autorização para emitir o CTe. Isso pode ser feito através de um software específico ou de um serviço online.

2. Certificado Digital

É necessário adquirir um certificado digital para garantir a validade jurídica do CTe. O certificado digital é uma assinatura eletrônica que comprova a identidade do emitente, garante a autenticidade e confirma a integridade das informações.

3. Software Emissor de CTe

Para emitir o CTe é preciso ter um software emissor homologado pela Sefaz. Existem diversas opções no mercado, tanto gratuitas quanto pagas.

4. Preenchimento do CTe

O próximo passo é preencher corretamente todas as informações solicitadas no CTe. É necessário informar quem é o remetente, o destinatário, o transportador, carga, valores, modal de transporte, entre outros.

5. Validação e autorização

Após o preenchimento, o CTe deve ser validado e autorizado pela Sefaz. O software emissor de CTe realiza esse processo de forma automática, o que agiliza o transporte das mercadorias.

6. Assinatura Digital

O próximo passo é assinar digitalmente o CTe utilizando o certificado digital. Isso é fundamental para que o documento tenha validade jurídica.

7. Envio para a Sefaz

Após a assinatura, o CTe é enviado para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado correspondente. Em geral, o sistema faz isso de modo automático. O destinatário da carga e o embarcador também deve receber o documento. O envio pode ser feito por e-mail ou por meio de sistemas integrados.

8. Recebimento do Protocolo

Após o envio à Sefaz, a transportadora recebe um protocolo de autorização ou uma mensagem de erro, caso haja algum problema. É importante guardar este protocolo  ou checar o motivo do erro e fazer a correção.

9. Impressão do DACTe

Após a autorização, o transportador deve imprimir o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTe). O DACTe é um documento físico que acompanha a carga durante o transporte. Esse documento contém um resumo das informações do CTe.

10. Armazenamento

Por fim, é importante armazenar o CTe, a nota fiscal e todos os documentos relacionados ao transporte da carga de forma organizada. Eles podem ser necessários para futuras consultas, auditorias e fiscalizações.

Quais as plataformas e sistemas usados na emissão do CTe?

Existem diversas opções de softwares que facilitam a emissão do CTe, gratuitas ou pagas. O sistema gratuito é disponibilizado pela Sefaz. 

A Secretaria da Fazenda de cada estado disponibiliza a alternativa para empresas de todos os portes. No entanto, essa opção tem recursos limitados e exige um maior conhecimento técnico do usuário.

Entre os softwares pagos existem opções avançadas no mercado. Elas são uma boa opção para quem busca uma solução integrada para todas as áreas do negócio.

Além disso, sistemas ERP podem ter o módulo de emissão de CTe integrado, assim como as plataformas de gestão de transportes. Outra opção é contratar soluções personalizadas desenvolvidas sob medida para a empresa.

Quais os erros mais comuns na hora de emitir o CTe?

Erros nos dados do remetente, destinatário, transportador ou carga são os mais comuns na hora de emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico. Deixar de preencher informações obrigatórias também. 

Esses equívocos podem invalidar o CTe e causar problemas na hora da fiscalização. Outra situação é o cálculo incorreto dos impostos, que acarreta em multas. Por fim está o certificado digital inválido ou vencido, o que impede a emissão do CTe.

O que acontece se o CTe não for emitido?

A não emissão do CTe ou a emissão incorreta podem ter consequências negativas para transportadoras e embarcadores:

• multas elevadas,
• retenção da carga,
• problemas com a Receita Federal e a Sefaz,
• dificuldade para contratar o seguro.

Dicas para melhorar os processos de emissão do CTe

Algumas boas práticas evitam problemas, melhoram a segurança jurídica e mantêm as operações logísticas em dia. Essas dicas podem ajudar nisso:

1. Automatização: utilize softwares para automatizar o processo de emissão do CTe. Escolha opções que se integrem a outros sistemas da empresa.
2. Treinamento: capacite seus colaboradores para emitir o CTe corretamente e evitar erros.
3. Consultoria: busque o auxílio de especialistas em legislação tributária e no desenvolvimento de soluções customizadas para a sua operação.

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