Background check: o que é, legalidade, quando e como fazer

O Brasil registra uma tentativa de fraude a cada 3,2 segundos. Os dados do Serasa Experian revelam um cenário preocupante, que coloca em evidência a importância do background check em operações comerciais, especialmente no transporte de cargas.

Do total de ocorrências analisadas na pesquisa, 69,4% foram detectadas por inconsistências em dados cadastrais, 24,4% por padrões fraudulentos associados à veracidade dos documentos ou à validação biométrica e 6,2% por comportamentos suspeitos em dispositivos ou associação a fraudes prévias.

Para gerenciar riscos e cumprir exigências das seguradoras, as empresas devem apostar em tecnologia de consulta a diferentes bancos de dados. Quer saber como fazer isso e melhorar a segurança no transporte das cargas? A gente explica tudo.

O que é o background check?

Background check ou verificação de antecedentes é um processo de checagem de informações pessoais, financeiras, profissionais e até mesmo criminais de uma empresa ou pessoa que está prestes a ser um parceiro comercial, cliente, colaborador ou sócio.

No transporte de cargas, por exemplo, essa verificação prévia mitiga potenciais riscos inerentes à movimentação das mercadorias e ajuda na conformidade legal e na proteção de ativos. É essencial no gerenciamento de riscos e contratação de seguros.

O background check é legal no Brasil?

Sim. Essa verificação é uma prática legal e, na logística, uma exigência das seguradoras. No entanto, existem regras a serem respeitadas. Usar as informações para violar as leis de privacidade, como a LGPD, ou para discriminar alguém é ilegal.

De acordo com a legislação, a coleta e o uso de dados pessoais devem ser lícitos, leais e transparentes, com consentimento do titular dos dados e para finalidades específicas. 

Ou seja, a verificação deve ter justificativa legítima, como a necessidade de proteger operações e bens, e apenas dados estritamente relevantes e proporcionais ao risco podem ser acessados.

Por que fazer o background check no processo de logística?

Validar os dados de veículos e motoristas parceiros é uma medida necessária para garantir a segurança e a integridade das operações logísticas, fazer a custódia das cargas, minimizar riscos e proteger os ativos da empresa.

A verificação de antecedentes é essencial para identificar e prevenir fraudes – como o uso de documentos falsos, conhecer o histórico de colaboradores e parceiros e evitar a contratação de pessoas que possam prejudicar a segurança ou a reputação da empresa.

Leia aqui como a Lactalis reduziu o prejuízo com sinistros no transporte de laticínios.

Quais os tipos de background check?

Existem diversos tipos de background check e a escolha depende de objetivos específicos. 

Comercial

Também conhecido como due diligence, esse tipo de verificação avalia a reputação, histórico financeiro e processos judiciais envolvendo as pessoas com as quais se pretende firmar um contrato de trabalho, parceria comercial ou sociedade.

Jurídico

O background check jurídico foca na análise do histórico legal de uma pessoa ou empresa para verificar a existência de processos judiciais, condenações criminais, dívidas, protestos e outras informações relevantes que impactem a relação comercial ou profissional.

Contratação

É o tipo mais comum e verifica o histórico de um candidato a uma vaga de emprego ou prestação de serviço. Checa se as informações prestadas são reais e se o profissional é idôneo. Serve para reduzir o risco de contratação de pessoas com histórico duvidoso.

Integridade

Esse tipo de verificação avalia a integridade e confiabilidade de uma pessoa, em geral aquela cotada para cargos de confiança. Vai além da checagem básica e analisa o histórico de comportamentos e atitudes, referências pessoais e redes sociais.

Quando fazer o background check?

O background check é um procedimento útil na tomada de decisão, seja para iniciar, manter ou encerrar relacionamentos comerciais ou profissionais. No transporte de cargas é fundamental para a liberação da carga.

A seguir, vamos mostrar situações para as quais essa verificação é importante.

Conheça Seu Cliente (KYC)

Saber com quem as empresas se relacionam é essencial. Por isso, muitas investem em procedimentos de Know Your Customer (KYC) ou Conheça seu Cliente. 

Com o background check de clientes, sejam pessoas físicas ou jurídicas, é possível confirmar a identidade e os dados cadastrais, validar a autenticidade dos documentos, checar informações societárias, conhecer o score de crédito do cliente etc.

Conheça Seu Fornecedor (KYS)

A prestação de serviços é uma prática comum no setor logístico, mas você entregaria sua carga a quem não conhece? 

Os procedimentos de Know Your Supplier (KYS) ajudam na confirmação da identidade e dos dados cadastrais de motoristas e veículos da frota, confirmam a autenticidade dos documentos, asseguram que as informações estejam atualizadas e evidenciam o histórico de quebras contratuais.

Conheça Seu Colaborador (KYE)

As empresas podem conhecer seu colaborador por meio de procedimentos de Know Your Employee (KYE). Nesse caso, o background check serve para confirmar dados e históricos de candidatos a uma vaga de emprego formal ou terceirizado. 

O KYE não pode ser usado para discriminar candidatos no processo de recrutamento e seleção, mas é útil para checar a veracidade de informações profissionais e pessoais. 

No caso do histórico criminal, segundo o TST, só é possível acessar esses dados quando as funções exigem alto grau de confiança, o que inclui motoristas rodoviários de carga. 

Já a consulta aos órgãos de proteção ao crédito é considerada ilícita na contratação de motoristas. No entendimento do TST, a existência de pendências financeiras não é suficiente para barrar a contratação.

Conheça Seu Parceiro (KYP)

O relacionamento com parceiros comerciais ou estratégicos também está sujeito à verificação de antecedentes. 

Nesse caso, o background check em KYP (Know Your Partner) visa reduzir os problemas de reputação ou a geração de passivo por descumprimento de qualquer legislação pelo parceiro. 

Além de confirmar a identidade, dados cadastrais e autenticidade de documentos, é possível verificar informações societárias, processos judiciais, histórico e pontuação de crédito, referências do mercado etc.

Como fazer o background check?

A melhor forma de fazer o background check de acordo com as regras, sem ferir a LGPD, é contratar um prestador de serviços especializado, que tenha tecnologia avançada e seja reconhecido por sua ética e confiabilidade.

Existem ferramentas modernas capazes de consultar em poucos minutos uma série de bancos de dados públicos, judiciais, comerciais e de fazer o cruzamento das informações.

Ao recorrer à tecnologia usada por especialistas em background check, sua empresa conta com informações atualizadas e de qualidade, com meios que cumprem rigorosamente as leis de privacidade e de proteção de dados e, principalmente, tem acesso rápido aos dados necessários à contratação e liberação das cargas.

Conheça a nstech

A nstech é a maior empresa de softwares para supply chain da América Latina e conta com uma solução específica para a verificação de antecedentes. Com três das maiores gerenciadoras de risco do país em seu ecossistema, a nstech tem uma base de dados com mais de 2,3 milhões de motoristas cadastrados.

O sistema de cadastro, consulta e pesquisa atua preventivamente no risco e evita que roubos de carga aconteçam. Com recentes investimentos no produto, a nstech reduziu a sinistralidade total das operações monitoradas em 70%. 

A plataforma reúne diversas fontes de dados em um único ambiente, verifica a veracidade e autenticidade de documentos, faz consultas personalizadas, gera relatórios detalhados e acompanha o histórico de verificações de forma intuitiva.

Benefícios de utilizar a solução de background check da nstech

• Agilidade: redução do tempo gasto em processos manuais de verificação.
• Precisão: informações confiáveis sobre motoristas e veículos.
• Segurança: proteção contra fraudes e menos riscos de segurança.
• Conformidade: garantia de atendimento às leis e regulamentações, como a LGPD.
• Escalabilidade: adaptação às necessidades da operação e das apólices de seguro, com soluções escaláveis e personalizáveis.

Não perca tempo e comece a proteger sua empresa com as soluções da nstech! Entre em contato e agende uma demonstração.

Conclusão

O background check é um procedimento crucial para aumentar a segurança nos relacionamentos empresariais e, principalmente, no transporte de cargas. No entanto, é praticamente impossível fazer todas as checagens de forma manual. 

Os clientes não têm esse tempo. Com a ajuda de plataformas robustas e integradas, a verificação de antecedentes pode ser feita em poucos minutos e as cargas seguem suas viagens com mais segurança.