Agendamento de carga e descarga: funcionamento e otimização

Você sabe o quanto as falhas no agendamento de carga e descarga atrasam as entregas? Esse é um processo que não pode ser subestimado por empresas que buscam eficiência logística. 

Quando o fluxo dos embarques e desembarques é otimizado, os motoristas ficam menos tempo parados e as mercadorias chegam ao destino no prazo. 

No entanto, o sucesso dessa operação envolve planejamento, uso de equipamentos adequados, mão de obra qualificada, documentação completa e comunicação ágil. 

Se é isso o que você quer, saiba como otimizar o agendamento de carga e descarga.

Operação de carga e descarga: o que é?

A operação de carga e descarga é o processo de movimentação de mercadorias entre veículos e locais de armazenamento ou entrega. 

A carga (ou embarque) representa a colocação dos produtos no caminhão, para transporte, e a descarga consiste no desembarque (retirada da mercadoria no local de destino). 

Essas atividades são essenciais para a logística e, por isso, a gente explica como fazer um agendamento eficaz e evitar perda de tempo no pátio.

Como funciona o agendamento de carga e descarga?

O agendamento serve para organizar o fluxo de entrada e saída dos veículos de um armazém, fábrica ou centro de distribuição. Além de otimizar as operações, evita filas e reduz os custos com estadias.

Na prática, funciona assim:

1. Solicitação de agendamento:

   O cliente ou transportador faz a solicitação de reserva das docas do pátio e agenda o embarque ou desembarque.

   Para fazer o agendamento é necessário informar data e horário desejados para a operação, tipo de veículo, quantidade de carga e, é claro, ter a documentação necessária.

   Para evitar congestionamentos e impactos no trânsito, muitos municípios restringem o horário de circulação de caminhões, o que torna o agendamento de carga e descarga ainda mais importante.

2. Análise e confirmação:

   A empresa responsável pelo pátio analisa a solicitação e verifica a disponibilidade de docas. Se tiver doca livre, a operação é agendada para a data e o horário solicitados.

   O agendamento precisa respeitar as janelas de tempo previstas para a operação, assim como o horário de funcionamento de armazéns e centros de distribuição.

3. Confirmação do agendamento:

   Após a confirmação, o transportador ou cliente recebe as informações detalhadas sobre o agendamento, como horário exato, número da doca e procedimentos a serem seguidos.

   A vaga destinada à carga ou descarga é identificada por placas, ou sistemas de aviso que indicam ao motorista o ponto exato da operação, horário de carregamento e descarregamento, tempo de permanência etc.

4. Execução da operação:

   No dia e horário agendados, o motorista vai ao local e, como responsável pela mercadoria, deve acompanhar a operação e checar a documentação.

   Manter uma rotina de conferência dos documentos e das condições da carga é fundamental para garantir que tudo esteja certo antes da saída do veículo.

Como é a regulamentação do processo de carga e descarga?

Existem regras para o processo de carga e descarga. A atividade é regulamentada pela Lei 13.103/2015, conhecida como Lei do Motorista ou Lei do Caminhoneiro.

Entre outras normas, a lei estabelece o prazo máximo de cinco horas para que um veículo execute o processo de carga e descarga, contadas a partir da chegada do motorista ao endereço.

O desrespeito à norma pode gerar multas para o contratante do transporte.

Tipos de agendamento de carga e descarga

Agendamento manual

O agendamento manual é feito por meio de planilhas, ligações telefônicas ou e-mails. Não requer investimento em softwares e tem baixo custo, mas é dependente de recursos humanos. 

Nesse caso, a empresa necessita de um número maior de profissionais para agendar a carga/descarga e fazer a conferência e acompanhamento. Isso aumenta a propensão a erros, atrasos e imprevistos. 

O acompanhamento e controle das operações também é mais complexo e dificulta a geração de relatórios para análises em tempo real.

Agendamento automatizado

O agendamento com softwares específicos torna o processo mais eficiente porque reduz o tempo de execução das tarefas e diminui a chance de erros. Naturalmente, há um ganho em eficiência e produtividade.

Esse tipo de agendamento melhora a precisão e a confiabilidade das informações, aumenta a visibilidade operacional, facilita a tomada de decisões, orienta a alocação de recursos e reduz custos.

Por que automatizar o agendamento?

A automatização traz uma série de benefícios. O primeiro deles é a redução do headcount. Os profissionais antes dedicados ao agendamento manual podem ser realocados para atividades mais estratégicas.

A automatização reduz o tempo gasto nos processos burocráticos e minimiza erros humanos como a duplicidade de agendamentos, informações incorretas e falhas de comunicação.

Outras vantagens são a centralização e organização dos dados, geração de relatórios, acompanhamento do status dos agendamentos e localização dos veículos, notificações automáticas, agilidade no atendimento e satisfação dos clientes.

Exemplos de funcionalidades encontradas no uso de tecnologias

Agendamento automático: o sistema sugere horários e docas disponíveis com base em regras predefinidas.

Notificações automáticas: envio de e-mails ou SMS para confirmar agendamentos, informar sobre atrasos ou mudanças de status.

Geração de relatórios: dashboards personalizados sobre o desempenho das operações, indicadores e outras métricas relevantes.

Integração dos sistemas: integração total com softwares de gestão empresarial (ERP) e outras plataformas de gestão logística.

Como otimizar o sistema agendamento de carga e descarga?

Ações simples ajudam a melhorar o fluxo dos embarques e desembarques. Conheça as principais:

Planejamento estratégico

Uma operação bem planejada envolve a análise de demandas (volume de cargas, tipos de veículo, horários de pico e sazonalidades) e o acompanhamento dos indicadores de desempenho.

Métricas como tempo médio de espera, taxa de utilização das docas e nível de serviço devem ser monitoradas. É fundamental criar um plano de melhoria contínua que leve em consideração os recursos disponíveis e os objetivos da empresa.

Escolha do veículo ideal

Existe um veículo ideal para cada tipo de carga e fazer a escolha certa otimiza o processo de carga e descarga.

Além de estimar a quantidade de carga e checar a capacidade do veículo é necessário considerar a necessidade de plataformas elevatórias ou sistemas de refrigeração. 

Capacite a sua equipe

Profissionais bem treinados são fundamentais para que o agendamento seja eficiente, por isso, eles precisam de treinamento sobre processos, ferramentas e soluções necessárias à atividade.

Habilidade de comunicação é outro requisito para interagir com clientes e transportadores, assim como a capacidade de solucionar problemas que ocorram no agendamento.

Tecnologias para o agendamento de carga e descarga

Integrar os sistemas da empresa às soluções de agendamento tornam o processo de carga e descarga mais assertivo. Algumas ferramentas e softwares são essenciais:

WMS (Warehouse Management System): permite gerenciar o estoque, controlar a movimentação de materiais e acompanhar o processo de recebimento e expedição.

TMS (Transportation Management System): auxilia no planejamento de rotas, no gerenciamento de frotas e no acompanhamento das entregas.

YMS (Yard Management System): gerencia as operações dentro dos pátios logísticos, faz o agendamento de docas e controla os acessos.

ERP (Enterprise Resource Planning): integra diversas áreas da empresa e oferece visão holística dos processos, otimizando a operação e reduzindo atrasos.

Plataformas de agendamento online: facilitam o agendamento por parte dos transportadores e clientes.

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• Agendamento automatizado: redução de erros manuais e precisão das informações.
• Otimização de recursos: eficiência na utilização das docas e equipamentos.
• Visibilidade em tempo real: status das operações de forma instantânea.
• Integração com outros sistemas: soluções 100% integradas.
• Relatórios personalizados: dados detalhados para análise e tomada de decisão.
• Suporte técnico: time capacitado para tirar dúvidas e auxiliar na definição de estratégias.
• Solução ideal: diferentes opções de sistemas adaptados às necessidades e ao orçamento da empresa.
• Treinamento da equipe: capacitação dos colaboradores para uso eficaz do sistema.

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Conclusão

Os desafios da logística moderna impõem às empresas a necessidade constante de otimização dos processos de agendamento de carga e descarga. Com planejamento estratégico, tecnologias adequadas e equipe capacitada é possível transformar a gestão de cargas em um diferencial competitivo.

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